Plánování: Za HODNĚ práce, MÁLO muziky. Jak to otočit?

Asi netřeba zdůrazňovat, že velkou součástí mého profesionálního života jako CFO bylo plánování. Nejprve to bylo pětkrát za rok – jeden rozpočet v Q4 a forecast každý kvartál. Později to však narostlo na třináctkrát ročně – jeden budget v Q3 a následné forecasty každý měsíc. Takže nakonec to bylo přesně 13 možností udělat kritickou evaluaci toho, kam byznys směřuje a identifikovat klíčové trendy, které znamenají rozdíl mezi úspěchem a neúspěchem byznysu.

Podařilo se nám to pokaždé? Samozřejmě, že ne. Zejména proto, že vše se dělalo ručně v Excelu, množství roční rozpočtové a forecastingové práce bylo učiněno na základě historické zkušenosti a pocitů. Ty jsou sice důležité, ale věřte mi, někdy mohou být zcela mimo. Jednou se nám stalo, že jediná složka marže, kterou jsme nesledovali zvlášť, poklesla a my jsme si po dlouhou dobu nevšimli, jaký dopad to mělo na tržby…

Zlepšili jsme se po čase? Odpověď je jednoznačné ANO. Jak? Zjednodušením a zkrácením procesů, což nám v konečném důsledku umožnilo se více soustředit na to, co nám čísla říkají, i na samotné shromažďování dat. To nám také dalo velmi důležitou druhotnou kontrolu toho, co nám namlouvali naše předchozí zkušenosti a pocity. Pokud nám neočekávaně poklesly tržby, automatizace nám dala čas na to, abychom našli příčinu a podnikli nápravná opatření na změnu trendu MNOHEM dříve.

 

Tradiční plánovací pasti …

Soustředěním se na čísla samotná mám na mysli padání do tradičních pastí sub-optimálního plánovacího procesu.

  • Časově náročné procesní kroky: tvorba pokaždé nových excelovských šablon; zadávání základních struktur a hodnot do těchto šablon; jejich zasílání na doplnění; jejich získávání zpět a manuální kopírování do dalšího excelovského templatu
  • Ztrácení se v tom: “Jste si jistý, že je to poslední verze?” a “Obsahuje to poslední update, který přišel e-mailem minulý týden?”
  • Neustálé ruční přepočítávání klíčových KPIs

Tento seznam by mohl mít dlouhé pokračování. Ve zkratce, trávili jsme tolik času sestavováním hodnot a čísel, že nám nezůstal žádný čas na kritické analýzy těchto hodnot.

 

Tipy na zlepšení plánovacích procesů

Nespadnout do těchto pastí znamená především automatizovat plánovací procesy co nejvíce, jak se dá a ve výsledku zredukovat čas strávený tvorbou šablon a sbíráním dat. Můžete na to použít stejný nástroj, který používáte na pravidelný manažerský reporting. Nástroj by měl obsahovat funkcionalitu sledování změn, možnost akceptovat nebo zamítnout rozpočty a možnost komentovat hodnoty přímo v nástroji (write-back funkcionalita). Byznys useři by měli vyplnit data přímo v plánovacím nástroji, ideálně dané do souvislosti s top-down očekáváním, které již bylo předvyplněno.

 

Ptejte se na ty správné otázky

Získáte tím vskutku luxusní benefit. Čas určený pro tvorbu plánů tak můžete vynaložit na kladení otázek, na kterých skutečně záleží. Jako například:

  • Kterými opatřeními můžeme podpořit byznys tak, aby byl v souladu s top-down očekáváním? S tím souvisí i otázka, zda je náš byznys dostatečně tvůrčí a proaktivní na hledání nových možností růstu
  • Čísla nám ukazují, že trend, kterým jdeme, není správný. Proč je tomu tak a co s tím budeme dělat?

To je přesně to, kde plánování přináší společnosti skutečnou hodnotu. Tedy tak, že proces vyžaduje MÁLO aktivity, ale přináší VYSOKOU hodnotu a kvalitu svého obsahu.

LIVE webinář: Jak při plánování uniknout z “excelovského” pekla? Pokud vás zajímají témata kolem plánování, tvorby budgetů či forecastingu, přidejte se k nám. Více informací a registrace: https://emarkanalytics.com/cs/webinar-planning-budgeting-forecasting/

Přečtěte si i mé další blogy.

Zdieľanie príspevku

Odomknite príbeh, ktorý v sebe ukrývajú vaše dáta

Chcem vedieť viac