Plánovanie zlým smerom: Za VEĽA práce, MÁLO muziky. Ako to otočiť?

Asi netreba zdôrazňovať, že veľkou súčasťou môjho profesionálneho života ako CFO bolo plánovanie. Najprv to bolo 5 krát za rok – jeden rozpočet v Q4 a forecast každý kvartál. Neskôr to však narástlo na 13 krát ročne – jeden budget v Q3 a následne forecasty každý mesiac. Takže nakoniec to bolo presne 13 možností urobiť kritickú evaluáciu toho, kam biznis smeruje a identifikovať kľúčové trendy ktoré znamenajú rozdiel medzi úspechom a neúspechom biznisu.

Podarilo sa nám to zakaždým? Samozrejme, že nie. Najmä preto, že všetko sa robilo manuálne v Exceli, množstvo rozpočtovacej a forecastingovej práce bolo urobených na základe historickej skúsenosti a pocitov. Tie sú síce dôležité, ale, verte mi, niekedy môžu ísť úplne mimo. Raz sa nám stalo, že jediná zložka marže, ktorú sme nesledovali osobitne poklesol a my sme si až pridlho nevšimli dopad aký to malo na tržby…

Zlepšili sme sa po čase? Odpoveď je jednoznačné ÁNO. Ako? Zjednodušením a skrátením procesov, čo nám v konečnom dôsledku umožnilo sa viac sústrediť na to, čo nám čísla hovoria, ako na samotné zhromažďovanie dát. To nám tiež dalo veľmi dôležitú druhotnú kontrolu toho, čo nám navrávali naše predchádzajúce skúsenosti a pocity. Ak nám neočakávane poklesli tržby, automatizácia nám darovala čas na to, aby sme našli príčinu a podnikli nápravné opatrenia na zmenu trendu OVEĽA skôr než predtým.

 

Tradičné plánovacie pasce…

Sústredením sa na čísla samotné mám na mysli padanie do tradičných pascí sub-optimálneho plánovacieho procesu.

  • Časovo náročné procesné kroky: tvorba zakaždým nových excelovských šablón; zadávanie základných štruktúr a hodnôt to týchto šablón; zasielanie ich na doplnenie; získavanie ich naspäť a manuálne kopírovanie do ďalšieho excelovského templatu…
  • Strácanie sa v “ste si istý že je to posledná verzia?” a “obsahuje to posledný update, ktorý prišiel mailom minulý týždeň?”
  • Neustále ručné prepočítavanie kľúčových KPIs

Tento zoznam by mohol mať dlhé pokračovanie. V skratke, trávili sme toľko času zostavovaním hodnôt a čísel, že nám nezostal žiaden čas na kritické analýzy týchto hodnôt.

 

Tipy na zlepšenie plánovacích procesov

Nespadnúť do týchto pascí predovšetkým znamená automatizovať plánovacie procesy najviac, ako sa dá a vo výsledku zredukovať čas strávený tvorbou šablón a kolektovaním dát. Napríklad na to môžete použiť ten istý nástroj, ktorý používate na pravidelný manažérsky reporting. Nástroj by mal obsahovať funkcionalitu sledovania zmien, možnosť akceptovať alebo zamietnuť rozpočty a možnosť komentovať hodnoty priamo v nástroji (write-back funkcionalita). Biznis useri by mali vyplniť dáta priamo v plánovacom nástroji, ideálne dané do súvisu s top-down očakávaniami, ktoré už boli predvyplnené.

 

Pýtajte sa tie správne otázky

Získate tým vskutku luxusný benefit. Čas určený na tvorbu plánov tak môžete vynaložiť na kladenie otázok, na ktorých skutočne záleží. Ako napríklad:

  • Ktorými opatreniami môžeme podporiť biznis tak, aby boli v súlade s top-down očakávaniami? S tým súvisí aj otázka, či je náš biznis dostatočne kretívny a proaktívny na hľadanie nových možností rastu
  • Čísla nám ukazujú, že trend, ktorým ideme nie je správny. Prečo je tomu tak a čo s tým ideme robiť?

To je presne to, kde plánovanie prináša spoločnosti skutočnú hodnotu. Teda tak, že proces si vyžaduje MÁLO aktivity, ale prináša VYSOKÚ hodnotu a kvalitu svojho obsahu.

 

 

LIVE webinár: Ako pri plánovaní utiecť z “excelovského” pekla?  Ak vás zaujímajú témy okolo plánovania, tvorby budgetov či forecastingu, pridajte sa k nám. Viac informácií a registrácia: emarkanalytics.com/sk/webinar-planning

Prečítajte si aj moje ďalšie blogy.

Angeline Corvaglia
Zdieľanie príspevku

Odomknite príbeh, ktorý v sebe ukrývajú vaše dáta

Chcem vedieť viac